職場で「ここを改善したい」と感じたとき、上司にどう伝えればよいのか悩んだ経験はありませんか？
伝え方を間違えると、関係悪化や評価ダウンを招くリスクもあり、なかなか勇気が出ないものです。
しかし、正しい方法を知れば、上司との信頼を深めながら、職場環境をより良くすることも可能です。
この記事では、上司に改善を求めるときの基本姿勢から、対面・メール・チャットそれぞれの伝え方、タイプ別のアプローチ方法まで、具体例を交えながら徹底解説します。
さらに、伝え方で失敗した場合のリカバリー方法や、絶対に避けたいNG行動もご紹介。
これを読めば、上司に伝えるべきか迷ったときも、自信を持って一歩踏み出せるようになります。
1. 上司に改善を求める時の言い方は？プラスに導く方法
上司に「ここを改善してほしい」と伝える場面、社会人なら一度は考えたことがあるのではないでしょうか。
ただ、「そんなこと言ったら嫌われるかも」「評価に響きそう」と不安になる人も多いはずです。
でも本来、改善を求めることは単なる自己主張ではありません。
上司に働きかけることで、チーム全体がより良い環境で働けるようになるきっかけを作る行動です。
例えば、プロジェクト進行が非効率だった場合、勇気を出して「進め方をこう変えてはどうでしょうか」と伝えれば、無駄な残業が減ったり、メンバー全体のモチベーション向上にもつながるかもしれません。
つまり、「上司への改善要望」は、自分だけでなく、周囲にもプラスの影響を与えるための建設的なコミュニケーションなのです。
1-1. 改善要求は「自己保身」ではなく「職場全体の成長」のため
改善を求める＝自己中心的、わがまま――そんなイメージを持っている方もいるかもしれません。
ですが、それは誤解です。
実際に、改善提案を受け入れてチームの業務効率が大幅にアップした例は多くあります。
例えば、あるIT企業では「週1回の進捗会議を2週間に1回に減らしてはどうか」と提案した結果、社員一人あたり月5時間の労働時間短縮に成功しました。
こうした成果を見てもわかるように、改善を求める行為は自己保身ではなく組織全体の成長と発展を目的としたものなのです。
ねえ、沙織、上司に意見するのって、自分が楽したいだけって思われないか心配じゃない？
わかるけど、チーム全体が良くなるって思えば、堂々と言っていいんじゃない？むしろ、何も言わない方が後で大変だよね。
1-2. 要望を伝える人は3割以下？【調査データ紹介】
実際、上司に改善を求める人は意外と少数派です。
労働政策研究・研修機構の調査によると、職場で不満があっても「相談するほどの不満はない」と答えた人が54.2％、
「相談しても解決されるとは思えない」と答えた人が35.6％にのぼりました。
さらに、「上司や同僚との関係が悪くなりそうだから」と回答した人も16.1％います。
この数字からも、多くの人が不安やあきらめを感じて、要望を伝えずに我慢している現状が見えてきます。
だからこそ、正しい方法を知っていれば周囲と一歩差をつけられるチャンス。
誰かが声を上げることで、職場全体がより良くなるきっかけにもなるのです。
2. 上司に改善を求める時の言い方で失敗しない3つの基本姿勢
上司に改善を求めるのは勇気がいります。
失敗してしまうと、せっかくの提案も「単なる文句」と受け取られかねません。
そこでまず押さえておきたいのが、絶対に外せない3つの基本姿勢です。
これさえ意識すれば、意見がきちんと受け止められる確率がぐっと上がります。
2-1. 相手を立てつつ、冷静かつ論理的に
改善提案をする時に一番大事なのは、「冷静さ」と「相手への敬意」です。
たとえ心の中で「なんでこんな非効率なやり方してるの」と思っていても、表面上は冷静に、かつ上司の立場を尊重する話し方を心がけましょう。
例えば、
「いつも〇〇のご指導ありがとうございます。実は、△△の進め方について一案あるのですが、ご検討いただけますでしょうか」
こんなふうに、感情を挟まず、相手を立てるフレーズを最初に添えるのがポイントです。
感情的にならない冷静な伝え方は、どんな上司にも響きやすいものです。
2-2. 「文句」ではなく「提案型」で伝える
単なる不満の羅列になってしまうと、上司は「また文句か」と受け取ってしまいます。
そうではなく、「提案型」のスタイルで伝えるのがコツです。
例えば、「今のやり方だと効率が悪いです」だけだと単なる批判ですが、「こういう方法に変えると、1週間に2時間短縮できると思います」なら、前向きな提案に聞こえます。
上司にとっても、「改善アイデアをくれる頼れる部下」と印象づけるチャンスです。
2-3. 自分視点だけでなく「会社全体メリット」を添える
上司に改善を求める際は、「私が困ってます」だけでは弱いです。
「会社やチーム全体にもメリットがあります」という視点を加えましょう。
例えば、
「この方法に変えれば、営業チーム全体で年間100時間以上の作業時間削減につながる見込みです」
という具合に、数字を使って全体メリットを強調すると説得力が増します。
また、こうした伝え方は、上司自身が上層部に説明しやすくなるため、受け入れられる可能性も高くなります。
3. 【シーン別】上司に改善を求める効果的な言い方・伝え方
上司に改善を求めるとき、どんなシーンでどう伝えるかによって、成功率は大きく変わります。
対面・メール・チャット、それぞれに適したアプローチを知っておきましょう。
3-1. 【対面】会話で伝えるときのベストな流れ（例文付き）
対面で伝えるときは、表情や声のトーンも伝わるため、上司のリアクションを見ながら柔軟に対応できます。
ただし、話す順番とタイミングを間違えると、せっかくの提案も逆効果になりかねません。
例えば、こんな言い方が効果的です。
例文
「いつもご指導いただきありがとうございます。今進めているA案件について、少しだけご相談したいことがあります。現状、会議の時間が長くなりがちなので、事前にアジェンダを共有できれば、もっとスムーズに進められるのではと考えました。部長はどうお考えでしょうか？」
ポイントは、いきなり「ここが悪い」と指摘せず、まず上司へのリスペクトを示すこと。
その上で、提案と一緒に「どう思いますか？」と意見を求めるスタイルにすることで、対話モードに持ち込めます。
ねえ、対面で改善提案って緊張しない？私は顔が引きつっちゃいそう。
めっちゃわかる！でも最初に「ありがとうございます」って言ってからだと、意外と落ち着いて話せるよ！
3-2. 【メール】忙しい上司に伝える場合の鉄板フォーマット
忙しい上司に改善提案を伝える場合、メールを活用するのも一つの手。
ただし、だらだら長文になったり、いきなり本題に入ると読んでもらえないリスクがあるので要注意です。
【メール作成の基本構成】
① 件名：具体的に要件を明記
② 導入：感謝＋趣旨説明
③ 本文：課題＋改善案を簡潔に
④ 締め：上司の意見を求める
例文
件名：【ご提案】業務効率向上に向けた会議運営について
〇〇課長
いつもお世話になっております。Aプロジェクトに関して、業務改善の一案をご提案したくご連絡いたしました。
現在、定例会議が予定より30分以上延長することが多く、参加メンバーの負担増が課題となっています。
そこで、事前に議題を共有し、議論時間を制限する仕組みを導入することで、効率化が図れると考えております。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご意見をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
メールは残るものなので、感情を極力排除して冷静・簡潔な表現を心がけましょう。
件名も具体的につけることで、スルーされにくくなります。
3-3. 【チャット】軽く伝えたい時の注意点とコツ
チャットツール（SlackやTeamsなど）は、カジュアルなやり取りに向いていますが、注意が必要です。
あまりに軽い表現だと、提案が軽んじられたり、誤解されるリスクもあります。
【チャットで伝えるときのコツ】
- 絵文字やスタンプは控えめに
- 簡潔＆前向きな表現を使う
- 深刻な内容は避ける
例文
「お疲れさまです！来週のミーティング、もし可能であれば事前にアジェンダを共有できると嬉しいです。効率よく進められるかと思いまして。ご検討いただけますでしょうか？」
軽い相談レベルならチャットでもOKですが、重めの改善提案は対面かメールを選ぶ方が無難です。
4. 【タイプ別】上司に改善を求める言い方！ケーススタディ集
上司にもいろんな性格やタイプがありますよね。
相手に合わせたアプローチを選ぶと、伝わり方がぐっと変わります。
4-1. 怒りっぽい上司 ⇒ 「●●」を先に伝える
怒りっぽい上司には、まず共感や感謝の言葉（●●）を先に伝えることが大切です。
いきなり改善案をぶつけると「批判された」と受け取られやすいので、
など、肯定的なメッセージから入るのが鉄則。
例文
「部長のご指導のおかげで、今回のプロジェクトも順調に進められています。さらに効率を上げるために一案あるのですが、よろしいでしょうか？」
「あなたを否定しているわけじゃない」というメッセージを最初に送ると、相手も構えずに話を聞きやすくなります。
4-2. 放任主義の上司 ⇒ 「選択肢提示型」で攻める
何を言っても「好きにやって」で済ませる放任主義タイプには、
「A案とB案、どちらが良いでしょうか？」という選択肢提示型が効果的です。
例文
「〇〇課長、今の進捗報告の方法について、（1）週次レポートにまとめる案、（2）チャットで随時共有する案、どちらが進めやすいでしょうか？」
放任上司は選択肢を示すと、比較検討しやすくなり、答えを出しやすくなります。
4-3. 理詰めの上司 ⇒ 根拠データ＆事例セット必須
論理重視の理詰めタイプには、感情よりもデータや事例がものを言います。
例文
「現在の業務フローですが、〇〇ツールを導入すると、平均作業時間が20％短縮できるという事例（株式会社△△、2023年）があります。導入を検討してみませんか？」
数字や実績データをきちんと揃えると、理詰めの上司も納得しやすくなります。
逆に感覚だけで話すと、一気に信用を失うので注意しましょう。
5. 【逆効果注意】上司に改善を求める言い方NGパターン5選
上司に改善を求めるとき、言い方を間違えると逆に信頼を失ったり、関係がギクシャクしてしまうこともあります。
ここでは、特に注意すべきやってはいけないNGパターンを5つ紹介します。
「頑張って伝えたのに、なぜか嫌われた…」と後悔しないために、しっかりチェックしておきましょう！
5-1. みんな不満を言ってます → ×悪口になるだけ
よくありがちなのが、「みんな不満を持ってます」という伝え方。
なぜなら、「みんなって誰？」と不信感を持たれるだけでなく、陰口を言っているように受け取られるリスクが高いから。
上司にとっては「みんな＝反対勢力」と感じてしまい、防御反応が強くなってしまうのです。
こうではなく、自分の意見として主体的に伝えましょう。
自分の考えを主語にすることで、誠実な印象を与えることができます。
5-2. いきなり否定から入る → ×相手のプライドを刺激
上司に対して、最初の一言がいきなり否定だと、相手のプライドを必要以上に刺激してしまいます。
たとえば、会議でいきなり「このやり方、全然効率的じゃないですよね」なんて言ったら、空気が一瞬で凍りつくこと間違いなしです。
否定から入ると、どんなに素晴らしい改善案でも、上司は耳を閉ざしてしまいます。
まずはポジティブな一言を添えてから、改善提案に入ることが鉄則です。
この前、いきなり「このやり方ダメですよね」って言ったら、課長めっちゃ顔曇ったよ…。
わかる〜！最初に「今のやり方にもメリットありますよね」って挟むだけで、全然違うのにね。
5-3. 第三者を巻き込むタイミングを間違う → ×逆に信頼失墜
どうしても直接伝えにくいとき、上司の上司や人事に相談するのは一つの方法ですが、タイミングを間違えると大きな問題になります。
まだ直接話してもいない段階でいきなり第三者を巻き込むと、「なぜ本人に直接言わなかったのか？」と信頼を失う原因に。
まずは自分で直接伝える努力をして、それでもダメなら第三者に入ってもらうのが正しい順番です。
ポイント
- 直接伝える努力をする（最低1回）
- それでも難しい場合に限り、第三者を頼る
順序を守ることで、上司との信頼関係を保ちながら、問題解決に進めます。
5-4. 感情にまかせて伝える → ×火に油
感情的な発言は、内容よりもトゲトゲしさばかりが伝わってしまうからです。
例えば、「こんなやり方ありえません！」と言ったところで、上司は建設的な提案とは受け取りません。
一度深呼吸して、冷静な状態で伝えることが大切です。
感情的にならないためのコツ
- 一晩寝かせてから伝える
- 文章にして整理してから話す
- どう伝えれば前向きになるかを考える
冷静さをキープできるかどうかが、成功のカギです。
5-5. 伝えっぱなしで終わる → ×信頼を損なう
「提案したら終わり」ではなく、その後どうなったかを確認したり、上司に感謝を伝えるフォローをすることで、信頼を積み上げることができます。
こうした小さなフォローが、上司からの信頼をじわじわと高めていきます。
提案した側にも責任と関心があることを示すのがポイントです。
6. 【フォロー】もし意見して関係がギクシャクしたら？
どんなに気をつけて伝えたとしても、上司に改善を求めた後、空気がギクシャクしてしまうことはあり得ます。
大事なのは、「気まずいから」と放置しないこと。
フォローをきちんとすれば、関係修復のチャンスはいくらでもあります！
ここでは、実践しやすいリカバリー方法を紹介していきます。
6-1. 関係回復に使える「リカバリー例文集」
上司との距離を感じたら、まずはこちらから歩み寄る姿勢を見せることが大切です。
そのとき使える魔法のフレーズがこちら。
ポイントは、謝りすぎず、でも謙虚な気持ちを伝えること。
対話を再開するきっかけさえ作れれば、関係は自然と元に戻っていきます。
この前、課長に改善提案したら、急にめっちゃそっけなくなっちゃってさ…。
わかる〜！私も一回「伝え方きつかったかもです、すみません」って軽く謝ったら、すぐ普通に戻ったよ！
6-2. 必要なら第三者を入れる判断基準
何度フォローしても、上司との関係が一向に改善しない場合は、第三者に相談することも選択肢の一つです。
ただし、そのタイミングは慎重に見極めましょう。
【第三者を入れるべきサイン】
- 上司があからさまに無視や嫌がらせをしてくる
- 提案したことを理由に業務上の不利益を受ける
- 明らかにパワハラ・モラハラの兆候がある
こうした場合には、上司の上司や人事部に相談するのがベスト。
厚生労働省の「労働相談窓口」など、公的機関を頼るのも方法です。
自己判断で我慢し続けるのは危険なので、冷静に状況を見極め、必要なら早めに第三者の力を借りましょう。
7. 【まとめ】上司に改善を求めるとき、一番大事なこと
上司に意見するのは勇気がいる行動です。
でも、適切な伝え方さえ知っていれば、怖がる必要はありません。
ここまでの内容を踏まえて、最後に本当に大事なことをお伝えします。
7-1. 「伝える前」に7割決まる。準備とタイミングがカギ
上司への改善提案は、伝える瞬間ではなく、伝える前の準備でほぼ勝負が決まっています。
【準備のポイント】
- 伝えたい内容を簡潔に整理する
- クッション言葉や提案型表現を用意する
- 上司が落ち着いているタイミングを見計らう
たとえば、毎週月曜朝は忙しそうなら、あえて水曜午後の隙間時間を狙うなど、タイミング選びだけでも印象は大きく変わります。
伝える前にしっかり考えておけば、言葉に自信が持てるようになりますよ。
7-2. 最終ゴールは「上司を動かす」ことではない
そして、忘れてはいけないのが、最終ゴールは「上司を変えること」ではないということです。
目的は、上司をやり込めたり、自分の意見を押し通すことではありません。
職場を少しでも良くするための対話のきっかけを作ることです。
たとえ上司がすぐに動いてくれなかったとしても、「部下が建設的な意見をくれた」という事実は、上司の中に確実に残ります。
そして何より、自分自身のコミュニケーションスキルも磨かれていきます。
焦らず、コツコツと対話の機会を積み重ねていくこと。
それが、結果として一番大きな変化を生む力になります。